İç Kontrol Sistemi Soru Formu

 

Birim Adı: KARİYER GELİŞTİRME, UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ
İÇ KONTROL SİSTEMİ SORU FORMU  
No Sorular Evet   Hayır Geliştirilmekte Açıklama
                                                                                                            Puan 2 0 1  
  KONTROL ORTAMI BİLEŞENİ SORULARI        
1 Biriminizde Kamu İç Kontrol Standartları bilinmekte mi? X     Birimimizde iç kontrol standartları personellerimiz tarafından bilinmektedir.
2 Biriminizde iç kontrol sistemi ve işleyişine ilişkin olarak yönetici ve personelin farkındalık ve sahiplenilmesini arttırmaya yönelik çalışmalar yürütülüyor mu?     X Biriminizde iç kontrol sistemi ve işleyişine ilişkin olarak yönetici ve personelin farkındalık ve sahiplenilmesini arttırmaya yönelik çalışmalar sözlü olarak yürütülmektedir.
3 Biriminizin her düzeydeki yönetici ve personeli, etik davranış ilkeleri ve bu ilkelere ilişkin sorumlulukları hakkında bilgilendiriliyor mu? X     Biriminizin her düzeydeki yönetici ve personeli, etik davranış ilkeleri ve bu ilkelere ilişkin sorumlulukları  sözlü olarak bilgilendirimektedir.
4 Biriminizin her düzeydeki yönetici ve personeli, etik dışı davranış durumunda uygulanacak yaptırımlar hakkında bilgilendirilmekte midir?  X     Biriminizin her düzeydeki yönetici ve personeli, etik dışı davranış durumunda uygulanacak yaptırımlar yazılı programlar gözetiler sözlü olarak aktarılmaktadır.
5 Biriminizde vatandaşa doğrudan sunulan hizmetlerle ilgili süre ve yöntem konusunda bir standart geliştirildi mi?     X Biriminizde vatandaşa doğrudan sunulan hizmetlerle ilgili süre ve yöntem konusunda bir standart geliştirme çabalarımız devam etmektedir. 
6 Biriminizin tüm iş ve işlemleriyle ilgili çıktılara personelin ve yetkili mercilerin erişimleri sağlanıyor mu? X     Biriminizin tüm iş ve işlemleriyle ilgili çıktılara personelin ve yetkili mercilerin erişimleri bireysel olarak istendiği vakit sağlanmaktadır.
7 Biriminizde personelin ve birimden hizmet alanların değerlendirme, öneri ve sorunlarını bildirebilecekleri uygun mekanizmalar (anket, yüz yüze görüşme, toplantı, elektronik başvuru vb.) mevcut mu? Etkin olarak kullanılıyor mu?     X Biriminizde personelin ve birimden hizmet alanların değerlendirme, öneri ve sorunlarını bildirebilecekleri uygun mekanizmalar (anket, yüz yüze görüşme, toplantı, elektronik başvuru vb.) oluşturmaya devam etmektedir.
8 Biriminizin misyonu yazılı olarak belirlenip, duyuruldu mu?      X Misyon ve vizyon merkezi birimimiz yönergesinde belirtilmiştir. Onun dışında yazılı olarak yürütülme işlemleri devam etmektedir.
9 Biriminizin ve alt birimlerin görev tanımlarına yönelik bir düzenleme (yönerge, genelge, onay vb.) var mı? X     Biriminizin ve alt birimlerin görev tanımlarına yönelik bir yönergemiz mevcuttur.
10 Biriminizin her düzeydeki yönetici ve personeli için görev tanımları yazılı olarak belirlendi mi? İlgili yönetici ve personele bildirildi mi?     X Biriminizin her düzeydeki yönetici ve personeli için görev tanımları yönergemizde yazılı olarak belirtilmiş olup onun dışında ayrı bir işlem geliştirilmeye devam etmektedir.
11 Biriminizin organizasyon şeması görev dağılımını, hesap vermeye uygun raporlama kanallarını gösteriyor mu?     X Biriminizin organizasyon şeması görev dağılımını, hesap vermeye uygun raporlama kanallarının oluşturulması işlemine devam edilmektedir.
12 Biriminizin ve alt birimlerin görevleri, idarenizin ve biriminizin misyonu ile uyumlu mu? X     Biriminizin ve alt birimlerin görevleri, idarenizin ve biriminizin misyonu ile uyumludur.
13 Biriminizde hassas görevler ve bu görevlere ilişkin prosedürler belirlendi mi?      X Biriminizde hassas görevler ve bu görevlere ilişkin prosedürler belirlenmeye devam etmektedir.
14 Biriminizde her düzeydeki yöneticinin, verilen görevlerin sonucunu izlemesini sağlayacak mekanizmalar oluşturuldu mu?  X     Biriminizde her düzeydeki yöneticinin, verilen görevlerin sonucunu izlemesini sağlayacak mekanizmalar yönergemizde mevcuttur.
15 Yazılı olarak belirlenmiş görevde yükselme usulleri var mıdır?    X   Görevde yükselme işlemlerini birimce yapmamaktayız.
16 Biriminizde her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenerek, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmekte mi?   X   Biriminizde her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenerek, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak uzaktan CBİKO eğitimi vasıtasıyla yürütülmektedir. 
17 Biriminizin yöneticileri personelin yeterliliği ve performansı ile ilgili olarak yaptıkları değerlendirmeleri ilgili personelle paylaşıyor mu? X     Biriminizin yöneticileri personelin yeterliliği ve performansı ile ilgili olarak yaptıkları değerlendirmeleri ilgili personelle paylaşılmaktadır.
18 Biriminizde performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınıyor mu?  X     Biriminizde performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmakta, sözlü olarak aktarılmaktadır.
19 Biriminizde yüksek performans gösteren personel için geliştirilmiş ve uygulanan ödüllendirme mekanizmaları var mı? X     Biriminizde yüksek performans gösteren personel için geliştirilmiş ve uygulanan plaket verme mekanizması kullanılmaktadır.
20 Biriminiz personeline yönelik insan kaynakları ile ilgili prosedürler (personel alımı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, performans değerlendirmesi vb.) var mı? X     Biriminiz personeline yönelik insan kaynakları ile ilgili prosedürler (personel alımı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, performans değerlendirmesi vb.) bilinmektedir.
21 Biriminizde iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlendi mi? X     Biriminizde iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiştir.
22 Biriminizde yapılacak yetki devirlerinin esasları yazılı olarak belirlendi mi? X     Biriminizde yapılacak yetki devirlerinin esasları yönergede belirlenmiştir.
23 Biriminizde yetki devredilecek personel için asgari gereklilikler (bilgi, beceri ve deneyim) belirlendi mi?     X Biriminizde yetki devredilecek personel için asgari gereklilikler yönerge tarafından bilinmektedir.
24 Biriminizde yetki devredilen personelin, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene rapor vermesine ilişkin düzenleme var mıdır? X     Biriminizde yetki devredilen personelin, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene rapor vermesine ilişkin sözlü bildirim yapılmaktadır.
TOPLAM PUAN - KONTROL ORTAMI                28 0 7 35
TOPLAM PUANIN YÜZDELİK DEĞERİ  - KONTROL ORTAMI                      72,92
  RİSK DEĞERLENDİRME        
1 Performans programında yer alan hedeflere ulaşma düzeyinin izlenmesi ve değerlendirilmesine yönelik raporlama prosedürü belirlendi mi?  X     Performans programında yer alan hedeflere ulaşma düzeyinin izlenmesi ve değerlendirilmesine yönelik raporlama prosedürü sözlü olarak ifade edilmiştir.
2 Bütçe hazırlık sürecinde stratejik plan ve performans programlarına uyumu sağlamaya yönelik prosedür var mıdır?   X   Özel bütçemiz olmadığı için prosedürümüz bulunmamaktadır.
3 Biriminizde yürütülen faaliyetlerin stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflerle uyumunu sağlamaya yönelik bir prosedür var mıdır?  X     Biriminizde yürütülen faaliyetlerin stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflerle uyumunu sağlamaya yönelik bir sözlü prosedür vardır. 
4 Biriminiz tarafından görev alanınız çerçevesinde idarenizin hedeflerine uygun spesifik hedefler belirlendi mi? X     Biriminiz tarafından görev alanınız çerçevesinde idarenizin hedeflerine uygun spesifik hedefler sözlü olarak belirlenmiştir.
5 Biriminizde, üst yönetici tarafından onaylanmış olan risk strateji belgesi tüm çalışanlara duyuruldu mu?    X   Biriminizde, üst yönetici tarafından onaylanmış olan risk strateji belgesi ile ilgili bilgiler bilinmemektedir.
6 Biriminizde risk yönetimine ilişkin görev ve sorumluluklar açık bir şekilde ve yazılı olarak belirlendi mi?     X Biriminizde risk yönetimine ilişkin görev ve sorumluluklar açık bir şekilde sözlü olarak bilinmektedir. 
7 Biriminizde riskler, birim/program ve alt birim/ operasyonel düzeyinde tespit ediliyor mu? X     Biriminizde riskler, birim/program ve alt birim/ operasyonel düzeyinde tespit edilmektedir.
8 Biriminizde tespit edilen risklerin, muhtemel etkileri ve gerçekleşme olasılıkları ölçülüyor mu?     X Biriminizde tespit edilen risklerin, muhtemel etkileri ve gerçekleşme olasılıkları ölçümü devam etmektedir.
9 Biriminizde tespit edilen riskler, risk puanlarına(Etki x Olasılık) veya önem derecelerine göre önceliklendiriliyor mu?   X   Biriminizde tespit edilen riskler, risk puanlarına(Etki x Olasılık) veya önem derecelerine göre önceliklendirilmemiştir.
10 Biriminizde tespit edilen riskler uygun araçlarla kayıt altına alınıyor mu?     X Biriminizde tespit edilen riskler uygun araçlarla kayıt altına alınmaya devam etmektedir.
11 Biriminizde tespit edilen risklere verilecek cevap yöntemi belirlenirken fayda-maliyet analizi yapılıyor mu?     X Biriminizde tespit edilen risklere verilecek cevap yöntemi belirlenirken fayda-maliyet analizi yapılmaya devam etmektedir.
12 Biriminizde tespit edilen risklerin gerçekleşme olasılıklarında veya etkilerinde bir değişiklik olup olmadığı ya da yeni risklerin ortaya çıkıp çıkmadığı belirli periyotlarla gözden geçiriliyor mu? X     Biriminizde tespit edilen risklerin gerçekleşme olasılıklarında veya etkilerinde bir değişiklik olup olmadığı ya da yeni risklerin ortaya çıkıp çıkmadığı belirli periyotlarla gözden geçirilmektedir.
13 Risk yönetimi sürecinde personelin katkısı alınıyor mu? X     Risk yönetimi sürecinde personelin katkısı alınmaktadır.
14 Biriminiz yönetici ve personeli risk yönetimine ilişkin görev ve sorumluluklarının bilincinde mi? X     Biriminiz yönetici ve personeli risk yönetimine ilişkin görev ve sorumluluklarının bilincindedir. 
15 Biriminizin diğer birimlerle ortak yürütülmesi gereken riskleri bulunması durumda söz konusu risklerin yönetilmesine ilişkin olarak ilgili birim ile gerekli işbirliği ve iletişim sağlanıyor mu? X     Biriminizin diğer birimlerle ortak yürütülmesi gereken riskleri bulunması durumda söz konusu risklerin yönetilmesine ilişkin olarak ilgili birim ile gerekli işbirliği ve iletişim sağlanmaya çalışmaktadır.
16 Biriminizde risk yönetiminden elde edilen deneyimler diğer birimlerle paylaşılıyor mu?     X Biriminizde risk yönetiminden elde edilen deneyimler diğer birimlerle paylaşılmaya devam etmektedir.
TOPLAM PUAN - RİSK DEĞERLENDİRME               16 0 5 21
TOPLAM PUANIN YÜZDELİK DEĞERİ  - RİSK DEĞERLENDİRME                    65,63
  KONTROL FAALİYETLERİ        
1 Biriminizin her bir faaliyet ve riskleri için etkin kontrol strateji ve yöntemleri belirlenip uygulanıyor mu?      X Biriminizin her bir faaliyet ve riskleri için etkin kontrol strateji ve yöntemleri belirlenip uygulanmaya çalışılmaktadır.
2 Biriminizde kontrol faaliyetleri tespit edilirken fayda – maliyet analizi yapılıyor mu?     X Biriminizde kontrol faaliyetleri tespit edilirken fayda – maliyet analizi yapılmaya devam edilmektedir.
3 Biriminizde uygulanan kontrol faaliyetlerinin etkililiği düzenli olarak gözden geçiriliyor mu? X     Biriminizde uygulanan kontrol faaliyetlerinin etkililiği düzenli olarak gözden geçirilmektedir.
4 Biriminizin faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerine ilişkin yazılı prosedürler mevcut mu?     X Biriminizin faaliyetleri ile mali karar ve işlemlerine ilişkin yazılı prosedürler oluşturma işlemi devam etmektedir.
5 Biriminizin yöneticileri tarafından, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontroller yapılıyor mu? X     Biriminizin yöneticileri tarafından, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontroller yapılmaktadır.
6 Biriminizde görevler ayrılığı ilkesi uygulanıyor mu?Hangi durumlarda görevler ayrılığı ilkesini uyguladığınızı açıklayınız.     X Biriminizde görevler ayrılığı ilkesi  uygulanmaya çalışılmaktadır.
7 Biriminizde personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı önlemler alınıyor mu?  X     Biriminizde personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı önlemler alınmakta, kurumsal hafızanın aktarılması için sürekli bilgi depolama işlemi yapılmaktadır. 
8 Biriminizde vekalet sistemi etkin bir şekilde uygulanmakta mı? X     Uygulanmaktadır.
9 Biriminizde görevinden ayrılan personel, yürüttüğü iş ve işlemlerin durumuna ilişkin olarak yeni görevlendirilen personele rapor veriyor mu? X     Biriminizde görevinden ayrılan personel, yürüttüğü iş ve işlemlerin durumuna ilişkin olarak yeni görevlendirilen personele sözlü rapor vermektedir.
10 Biriminizde kullanılan bilgi sistemlerinin güvenliğini sağlamaya yönelik mekanizmalar var mı? X     Biriminizde kullanılan bilgi sistemlerinin güvenliğini sağlamaya yönelik mekanizmalar  BİDB tarafından sağlanmaktadır.
11 Biriminizde bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapıldı mı? X     Biriminizde bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmıştır.
12 Bilgi sisteminde yeterli bir yedekleme mekanizması ve teste tabi tutulmuş olağanüstü durum onarım planları/eylem planları mevcut mu? X     Bilgi sisteminde yeterli bir yedekleme mekanizması ve teste tabi tutulmuş olağanüstü durum onarım planları/eylem planlar depolama biçiminde yedeklenmektedir.
TOPLAM PUAN - KONTROL FAALİYETLERİ               16 0 4 20
TOPLAM PUANIN YÜZDELİK DEĞERİ  - KONTROL FAALİYETLERİ                   83,33
  BİLGİ VE İLETİŞİM        
1 Biriminizde yatay ve dikey iletişimi kapsayan yazılı, elektronik veya sözlü etkin bir iç iletişim sistemi mevcut mu?  X     Biriminizde yatay ve dikey iletişimi kapsayan yazılı, elektronik veya sözlü etkin bir iç iletişim sistemi yönergede yazılmıştır. 
2 Biriminizde dış paydaşlar ile etkin iletişimi sağlayacak bir dış iletişim sistemi mevcut mu?  X     Biriminizde dış paydaşlar ile etkin iletişimi sağlayacak bir dış iletişim sistemi sözel olarak mevcuttur.
3 Mevcut iç ve dış iletişim sistemleri personelin ve/veya dış paydaşların beklenti, öneri ve şikâyetlerini iletmelerine imkân veriyor mu? X     Mevcut iç ve dış iletişim sistemleri personelin ve/veya dış paydaşların beklenti, öneri ve şikâyetlerini iletmelerine imkân vermektedir.
4 Biriminizde, personelin görev ve sorumlulukları ile birimin misyon ve hedefleri kapsamında kendisinden neler beklendiği yöneticiler tarafından yazılı olarak belirlenip ilgili personele bildiriliyor mu?     X Biriminizde, personelin görev ve sorumlulukları ile birimin misyon ve hedefleri kapsamında kendisinden neler beklendiği yöneticiler tarafından yazılı olarak belirlenip ilgili personele bildirilmeye devam etmektedir.
5 Mevcut bilgi sistemleri idare/birim tarafından belirlenmiş hedeflerin izlenmesine ve bu doğrultuda gerçekleştirilen faaliyetler üzerinde etkin bir gözetim ve değerlendirme yapılmasına imkân veriyor mu?  X     Mevcut bilgi sistemleri idare/birim tarafından belirlenmiş hedeflerin izlenmesine ve bu doğrultuda gerçekleştirilen faaliyetler üzerinde etkin bir gözetim ve değerlendirme yapılmasına imkân vermektedir.
6 Biriminizde hangi raporların, kim tarafından, ne sıklıkta, ne zaman hazırlanacağı, kime sunulacağı, dayanağı ve hazırlanan raporların kim tarafından kontrol edileceği açıkça belirlenip  personele duyuruldu mu?     X Biriminizde hangi raporların, kim tarafından, ne sıklıkta, ne zaman hazırlanacağı, kime sunulacağı, dayanağı ve hazırlanan raporların kim tarafından kontrol edileceği açıkça belirlenip  personele duyurulmaya devam etmektedir.
7 Birimin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini kapsayan belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi mevcut mu?     X Birimin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini kapsayan belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmaya devam etmektedir.
8 Biriminizde -elektronik ortamdakiler dâhil- gelen ve giden her türlü evrak ile daire içi haberleşmenin, iş ve işlemlerin kaydedildiği ve sınıflandırıldığı kapsamlı ve güncel bir kayıt ve dosyalama sistemi mevcut mu? X     Biriminizde -elektronik ortamdakiler dâhil- gelen ve giden her türlü evrak ile daire içi haberleşmenin, iş ve işlemlerin kaydedildiği ve sınıflandırıldığı kapsamlı ve güncel bir kayıt ve dosyalama sistemi mevcuttur.
9 Biriminiz personeli idare içinden ve idare dışından yapılacak ihbar ve şikâyetlere yönelik prosedürler hakkında bilgi sahibi mi? X     Biriminiz personeli idare içinden ve idare dışından yapılacak ihbar ve şikâyetlere yönelik prosedürler hakkında bilgi sahibidir.
10 İhbar sistemi olası veya süregelen usulsüzlük, yolsuzluk ve sorunların kurum içinden ve kurum dışından bildirilebilmesi için uygun araçlar içeriyor mu? X     İhbar sistemi olası veya süregelen usulsüzlük, yolsuzluk ve sorunların kurum içinden ve kurum dışından bildirilebilmesi için uygun araçlar içermektedir.
11 İhbar sistemi, bildirimde bulunan personelin güvenliğini sağlayıcı (haksız ve ayrımcı bir muameleye tabi tutulmama gibi) prosedürler içeriyor mu? X     İhbar sistemi, bildirimde bulunan personelin güvenliğini sağlayıcı (haksız ve ayrımcı bir muameleye tabi tutulmama gibi) prosedürler içermektedir.
TOPLAM PUAN - BİLGİ VE İLETİŞİM             16 0 3 19
TOPLAM PUANIN YÜZDELİK DEĞERİ  - BİLGİ VE İLETİŞİM                86,36
  İZLEME         
1 Biriminizde iç kontrolün etkili bir şekilde işleyip işlemediği konusunda yöneticilere geri bildirimde bulunmaya olanak sağlayacak toplantılar düzenleniyor mu? X     Biriminizde iç kontrolün etkili bir şekilde işleyip işlemediği konusunda yöneticilere geri bildirimde bulunmaya olanak sağlayacak toplantılar düzenlenmektedir.
2 Biriminizde sürekli izleme faaliyetleri etkin olarak uygulanıyor mu? X     Biriminizde sürekli izleme faaliyetleri etkin olarak uygulanıyor.
3 Biriminizde iç kontrol sistemi, yılda en az bir kez değerlendiriliyor mu?      X Biriminizde iç kontrol sistemi, yılda en az bir kez değerlendirilmeye çalışılmaktadır.
4 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya kurumların talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmakta mı?     X İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya kurumların talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmaya devam etmektedir.
5 Biriminizin yönetici ve çalışanlarıyla iç denetim birimi arasında etkin bir işbirliği var mı? X     Biriminizin yönetici ve çalışanlarıyla iç denetim birimi arasında etkin bir işbirliği vardır.
6 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenip uygulanıyor mu?  X     İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenip uygulanmaktadır.
7 Biriminizde, iç denetim raporlarına istinaden alınması gereken önlemlere ilişkin hazırlanan eylem planları izleniyor mu?  X     Biriminizde, iç denetim raporlarına istinaden alınması gereken önlemlere ilişkin hazırlanan eylem planları izlenmektedir.
TOPLAM PUAN – İZLEME                                    10 0 2 12
  TOPLAM PUANIN YÜZDELİK DEĞERİ  - İZLEME       85,71